Die besten Tipps für ein gelungenes Meeting

Radikal: Schließen Sie 2 Minuten nach Beginn Ihres Meetings die Türen (ab). Wer zu spät kommt, darf nicht mehr herein. Zugegeben, dieser Schritt ist etwas abgebrüht, aber zwingt Ihre Teilnehmer zum pünktlichen Erscheinen. Spätestens beim zweiten Meeting.

Neuvorstellungen: Geht es inhaltlich darum, eine Idee oder ein Projekt anderen vorzustellen, bietet sich folgende Methode an. Nach der Vorstellung von Teilnehmer A geben alle anderen Teilnehmer ihr Feedback und ihre Kritik ab, ohne dass Teilnehmer A diese kommentiert. Somit wird auch wirklich jedes einzelne Feedback eingesammelt, statt wie gern üblich einfach “weg argumentiert”. Diese Methode benötigt ein wenig Übung, macht das Meeting aber sehr effektiv.

Anregend: Beginnen Sie als Moderator das Meeting mit einer offenen Frage. Diese kann auch gern etwas ungewöhnlich sein und muss sich nicht zwangsläufig auf den Kontext des Meetings beziehen. Nehmen Sie alle Teilnehmer von der ersten Minute mit, regen Sie jeden direkt zum Nachdenken an und schaffen Sie Raum für die volle Aufmerksamkeit. Oder eröffnen Sie das Meeting mit einem echten Highlight und sorgen Sie für eine positive Stimmung gleich zu Beginn.

Unnötig: Nutzen Sie ein Meeting nicht, um nur Informationen zu verbreiten. Dies können Sie per E-Mail oder über andere Tools tun. Ein Thema auf der Agenda eines Meetings sollte immer ein Feedback, eine Abstimmung oder Diskussion beinhalten. Sparen Sie hier wertvolle Zeit.

Aktivieren: Die Aufgabe eines Moderators ist es, alle Teilnehmer einzubinden. Aktivieren Sie Personen, die sich nicht einbringen oder nur passiv dabei sind. Sprechen Sie die Teilnehmer höflich an und fragen Sie gezielt nach deren Meinungen zum aktuellen Thema.

Langeweile: Vermeiden Sie monotone Vorträge oder langweilige Präsentationen per Beamer. Ein Meeting dient dem Austausch, der Diskussion und dem Einbringen eines jeden Teilnehmers. Ein Meeting ist kein Vortrag!

Regeln: Sorgen Sie dafür, dass Ihre aufgestellten Meetingregeln auch präsent sind. Diese können auf einem Flipchart im Raum selbst stehen oder Sie lesen diese zu Beginn kurz und knackig vor. Denn jeder sollte sich an die gleichen Regeln halten. Stecken Sie den Rahmen Ihres Meetings ab, damit niemand aus der Reihe tanzt.

Feedback: Fragen Sie als Moderator aktiv nach Feedback zum Meeting. Was können Sie verbessern? Womit waren die Teilnehmer zufrieden und womit nicht? Nehmen Sie alle Kritik unkommentiert für sich auf. Hören Sie zu und entscheiden Sie später, was Sie beim nächsten Mal verbessern.

Sprechball: Werfen Sie sich gegenseitig einen Stoffball oder anderen passenden Gegenstand zu. Nur wer diesen “Sprechball” in den Händen hält, darf sprechen. Das sorgt für ein wenig Bewegung und fördert die Kommunikation.

Fragen: Stellen Sie offene Fragen, um konstruktives Feedback zu bekommen. Fragen, die man mit Ja oder Nein beantworten kann, sind einer Abstimmung gleich. Möchten Sie Input von Ihren Teilnehmern, dann regen Sie diese durch gute Fragestellungen dazu an, in Sätzen zu antworten. So bekommen Sie auch verschiedene Meinungen und es ergibt sich fast von allein eine Diskussionen.

Kleine Signale: Achten Sie auf versteckte Zeichen der Teilnehmer. Wird jemand nervös, könnte das Meeting zu langweilig sein. Schaut ein anderer ständig auf die Uhr, ist das Meeting eventuell zu lang. Bauen Sie kurzfristig eine 5 minütige Pause ein. Lüften Sie den Meetingraum ein Mal durch und sorgen Sie für neue Aufmerksamkeit.

Konzentration: Lässt die Konzentration nach, bitten Sie alle Teilnehmer spontan ihre Plätze zu wechseln. Das fördert die Aufmerksamkeit und bringt durch die Bewegung neuen Schwung in die Runde. Zudem bekommt jeder Teilnehmer durch die veränderte Sitzordnung eine neue Perspektive. Auch andere ungeplante Unterbrechungen wirken anregend und geben den Teilnehmern neue Energie. Führen Sie Ihr Meeting einfach mal für 3 Minuten im Stehen weiter. Seien Sie dabei ruhig etwas unorthodox. Routine ist ein absoluter Kreativitäts-Killer.

Motivation: Überlegen Sie sich vorher, mit welchen Worten Sie Ihr Meeting abschließen. Statt “Danke, das war alles!” können Sie selbst in der letzten Minute für Schwung und Motivation sorgen. Versuchen Sie es doch mal mit “Dann wünsche ich uns allen eine erfolgreiche Woche!” oder “Vielen Dank für das sehr produktive Meeting heute morgen!”.

Experimentell: Probieren Sie Neues aus. Gehen Sie spazieren, statt sich an einen Tisch zu setzen. Die gemeinsame Bewegung fördert die Durchblutung und setzt Kreativität frei. Auch fällt es leichter, seine Meinung zu sagen, wenn nicht acht Augenpaare direkt auf einen selbst gerichtet sind. Oder legen Sie eine bewegte Pause ein und führen Sie alle zusammen im Meetingraum eine kleine Übung durch. Dies wird beim ersten Mal vielleicht etwas komisch für manche Teilnehmer sein, die positive Wirkung wird sie aber ganz sicher überzeugen.