Bei der Eventplanung stellt sich jedem Organisator die Frage, wie die Bewirtung der Gäste aussehen soll. Dies gilt für Hochzeiten, Partys und Firmenevents. Gewiss denkt jeder Eventplaner darüber nach, ob die Verköstigung selbst organisiert werden kann. Für die Bewirtschaftung geladener Gäste stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl: selbst kochen und backen, mit den Gästen ins Restaurant gehen oder Catering Service beauftragen.
Der beste Garant, damit sich Gäste und Gastgeber auf einer Veranstaltung wohlfühlen und gemeinsam ein tolles Fest feiern, ist die sorgfältige Planung für den Event. Unabhängig davon, ob eine kleine Feier im privaten Rahmen zu planen ist oder eine große Firmenveranstaltung. Neben der geeigneten Location und passender Musik gehört ein leckeres Essen sowie eine vielseitige Getränkeauswahl dazu. Insbesondere, wenn es um das leibliche Wohl der Gäste geht, sollten verschiedene Möglichkeiten durchdacht werden. Wichtige Entscheidungsfaktoren sind auch die Bewirtungskosten pro Person und der organisatorische Aufwand.
Private Gastgeber überlegen häufig aus Kostengründen, das Essen für einen Event selbst zu organisieren und sich alleine um Kuchen und Torten für die Hochzeit oder eine andere Feier zu kümmern. Sogar mit kleinem Budget lassen sich leckere Speisen und Backwerke zaubern.
Aber: Selbst für erfahrene Hobbyköche und Backfeen ist dies eine logistische Herausforderung. Vom Einkaufen über Zubereiten bis hin zum Auftischen sind viele Aufgaben zu erledigen. Umso aufwendiger das Essen, desto weniger Zeit bleibt dem Gastgeber, die Feier gemeinsam mit den Gästen zu genießen. Daher bietet sich ein Buffet mit Salaten, Kaltspeisen und Fingerfood an. Warme Speisen, die am Vortag vorbereitet und unkompliziert aufgewärmt werden können, ergänzen das Buffet.
Bei…
- überschaubarer Gästeliste
- zuverlässigem Koch- und Backtalent
- ausreichend Kühlmöglichkeiten
- Unterstützung durch Freunde und Familie
…können Sie das Wagnis eingehen, ein tolles Partyessen oder ein Festessen für eine kleine Gesellschaft selbst auf die Beine zu stellen. Unbedingt sollte bedacht werden, dass gerade in der Hektik etwas schief gehen kann. Einzelne Zutaten fehlen, die Buttercreme für die Torte gelingt nicht, der Braten im Ofen ist verbrannt.
Dann schnellt der Stresspegel in die Höhe und hinterlässt seine Spuren. Hand aufs Herz, welche Braut will am Tag der Hochzeit gestresst, übermüdet oder verärgert sein? Weil es mit dem Hochzeitsessen oder der Hochzeitstorte nicht so funktioniert hat, wie es geplant war. Bei einer Party mit Freunde ist das kein Problem. Aber bei der Hochzeitsfeier?
Tipp: Zuhause feiern! Bei geringem Budget kann an der Location gespart und stattdessen beim Essen auf einen Partyservice oder Catering-Anbieter gesetzt werden.
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Das Feiern im Restaurant ist im Hinblick auf den organisatorischen Aufwand eine sehr bequeme Lösung. Der Gastgeber vertraut auf das Können des Kochs und der Küchencrew. Nach einem Testbesuch mit Probeessen wird ein Termin mit dem Geschäftsführer des Restaurants vereinbart, um alle Details für die Restaurantfeier zu besprechen. Dabei sollte zwingend die Zusammenstellung des Menüs besprochen und ein Festpreis für das gesamte Essen vereinbart werden. Oft lassen sich bei diesem Meeting Sonderkondition für die Getränke aushandeln.
Die Kosten für das Essen im Restaurant lassen sich mit dem Restaurantinhaber vorab in Form eines Pauschalagangebots abklären. Für ein gutes Essen in einem normalen Restaurant ist mit einem Preis pro Person in Höhe von ca. 50 Euro zu rechnen, wenn keine Delikatessen und Extras auf den Tisch kommen.
Haben Sie pro Person ein niedrigeres Budget, bitten Sie um einen Menüverschlag, der dem Budget entspricht. Die Getränkekosten sind in pauschalen Kostenvoranschlägen in der Regel nicht enthalten, jedoch kann ein erfahrener Gastronom recht gut abschätzen, wie viele Getränke die Gesellschaft konsumiert.
Günstiger wird es, wenn die Feier nicht im Restaurant stattfindet, sondern in eigenen Räumlichkeiten. Bietet der Restaurantbetreiber einen Partyservice mit Auslieferung der Speisen an, entstehen zwar durch die Lieferung höhere Kosten für das Essen. Dafür lässt sich bei den Getränken enorm sparen, wenn diese selbst besorgt werden.
Planen Sie eine größere Gesellschaft oder ein Firmenevent, ist die Beauftragung eines professionellen Catering-Unternehmens die beste Wahl. Die Profis sind darauf spezialisiert, für Veranstaltungen jeder Größe von Essen über Getränke bis hin zur Bestuhlung und Soundanlage alles zu organisieren.
Das Catering gilt als relativ kostspielig. Das muss es aber nicht sein. Mehrere Faktoren entscheiden darüber, wie hoch die Bewirtschaftungskosten pro Gast ausfallen. Es macht natürlich einen deutlichen Unterschied, ob der Caterer lediglich köstliche Häppchen, ein leckeres Menü, oder ein Luxusdinner mit Delikatessen liefert oder auch für die gesamte Organisation des Events beauftragt wird. Es lohnt sich in jedem Fall, auch für kleinere Veranstaltungen im privaten Rahmen einen lokalen Catering-Service um ein Angebot zu bitten.
Der Preis für das Catering pro Person beginnt bereits ab ca. 10 Euro, wenn Sie lediglich ein einfaches Partyessen bestellen möchten. Planen Sie eine Firmenfeier, eine Messe oder eine luxuriöse Hochzeitsfeier mit mehrgängigem Menü, sollten Sie pro Person mindestens ein Budget im Bereich von 50 bis 100 Euro einkalkulieren. Allerdings sind nach oben keine Grenzen gesetzt.
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eventocations Servierende Servicekraft
Die Entscheidung sollte stets von den Ressourcen sowie dem Budget abhängig gemacht werden. Kleine Gesellschaften können gut selbst bewirtschaftet werden, wenn das Zubereiten kulinarischer Köstlichkeiten zuverlässig und stressfrei gelingt.
Die Feier im Restaurant oder Café auszurichten oder die Beauftragung eines Caterings sollte nicht von vornherein ausgeschlossen werden. Denn das Feiern zuhause oder im eigenen Betrieb kann organisatorisch zeit- und nervenraubend sein, wenn alles aus eigener Kraft gestemmt wird.
Tipp: Budgetplan erstellen und Angebote von Restaurants mit Lieferservice bzw. Cateringfirma einholen. Dann können Sie immer noch Pro & Contra abwägen und entscheiden, ob Sie Ihre Veranstaltung in Eigenleistung organisieren oder professionelles Catering in Anspruch nehmen möchten.
Kennen Sie eigentlich schon das Floating Buffet oder Flying Buffet? Wissen Sie was Korkgeld bedeutet? Wir zeigen Ihnen in unserem Event-Wiki, was genau hinter steckt.
Unser Tipp!
Fragen Sie Ihre Eventlocation nach deren Cateringangeboten!
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