Die richtige Location ist bei einem Event zwar wichtig, sie allein macht es jedoch noch nicht zu einer gelungenen Veranstaltung. Um sich von anderen abzuheben, können Veranstalter gezielt kleine Details einfließen lassen und so die Besucher nachhaltig beeindrucken. Natürlich ist es gut, einen großen Aufhänger zu haben. Oft sind es aber die einfachen und dennoch sorgfältig gewählten Extras, die den wahren Unterschied zwischen „gut“ und „großartig“ ausmachen.
Werbeexperten nutzen Events gezielt, um ihre Marke im Gedächtnis der Teilnehmer zu verankern. Indem hochwertig bedruckte Artikel für Events geschickt eingesetzt werden, wird die beworbene Marke zu einem wichtigen Teil des Veranstaltungserlebnisses. Geworben wird sowohl auf gut platzierten Bannern und Plakaten als auch durch Werbeartikel, die die Eventbesucher geschenkt bekommen und mit nach Hause nehmen können. Hierbei ist es wichtig, die richtige Art von Präsent auszuwählen und das Geschenk sowohl auf die Veranstaltung als auch auf die Zielgruppe und natürlich die eigene Marke abzustimmen. Geeignete Giveaways sind beispielsweise:
- Schlüsselanhänger
- Einkaufschips
- Kugelschreiber
- Lunchboxen
- Kissen
- Decken
- Taschen
- Getränkehalter
- Taschenmesser
Wichtig ist, dass es sich bei dem kleinen Geschenk um etwas handelt, was für den Eventteilnehmer tatsächlich einen Nutzen hat und über das er sich freut. So ist das Markenlogo auch nach der Veranstaltung im Alltag immer wieder präsent und die Markenbindung wird auf angenehme Weise verstärkt.
Werbegeschenke müssen in den meisten Fällen kostengünstig sein, damit viele Menschen einen solchen Artikel erhalten können. Durch hohe Stückzahlen kann bei einer großen Menge an potenziellen Kunden für das Unternehmen geworben und die Bindung zu den Bestandskunden verstärkt werden. Es gibt jedoch auch Ausnahmen, wo etwas kostspieligere Geschenke durchaus angebracht und sinnvoll sind. Besonders wichtige Kunden können dadurch zum Beispiel auch Grillsets oder Reisekoffer erhalten. Ziel ist dabei einerseits, dem Kunden Wertschätzung entgegenzubringen und andererseits in dessen Alltag präsent zu sein. Es ist außerdem anzunehmen, dass der Kunde von Zeit zu Zeit am Flughafen auf seinen Reisekoffer oder bei der privaten Gartenparty auf seine Grillmesser angesprochen wird. Die für ein solches Geschenk infrage kommenden Kunden werden dann üblicherweise positiv über die Marke und ihre Erfahrungen damit berichten.
Für einen bleibenden Eindruck ist ein harmonisches Erscheinungsbild während des Events wichtig. Das gilt sowohl für die Deko als auch für Werbegeschenke und die Kleidung des Eventpersonals. So ist bei von Unternehmen veranstalteten Events zu jedem Zeitpunkt deutlich, wer das Event ausrichtet. Positive Erinnerungen der Teilnehmer beziehen sich dadurch nicht nur auf die eigentliche Veranstaltung, sondern werden automatisch auch mit dem Unternehmen und dessen Marke verknüpft.
Gleichzeitig sollten Werbebotschaften nicht zu aufdringlich vermittelt werden. Es ist zwar absolut in Ordnung, ein Event ganz im Zeichen der Marke oder sogar eines bestimmten Produkts auszurichten, trotzdem dürfen die Unterhaltung und der Genuss nicht zu kurz kommen. Muss ein potenzieller Kunde sich vor dem Vergnügen langwierige Vorträge anhören, auf die er eigentlich gar keine Lust hat, ist das eher kontraproduktiv und ruft negative Gefühle hervor.
Indem die Gäste eines Events die Möglichkeit erhalten, sich kreativ einzubringen, werden sie zu einem wichtigen Teil der Veranstaltung. Oft entstehen dabei lustige, interessante oder inspirierende Situationen, die wichtige Erinnerungen schaffen und auch in späteren Gesprächen noch Thema sind. Die folgenden Ideen sind nur eine kleine Auswahl an Möglichkeiten, eine interaktive Station zu gestalten:
- Auf einer Leinwand oder digital gemeinsam ein Bild erstellen
- Video-Aufnahmestation für Grußbotschaften und Social-Media-Beiträge
- VR-Erlebnisse
- Quizstationen
Solche Stationen bringen Abwechslung in das Event. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, keinen zu engen Zeitplan vorzugeben. Stattdessen sollten die interaktiven Stationen zu jedem Zeitpunkt von den Teilnehmern aufgesucht werden können, ohne dass sich jemand dazu gedrängt fühlt.
Düfte können einer Veranstaltung eine einzigartige und individuelle Note verleihen. Sie haben die Fähigkeit, im Gehirn Emotionen auszulösen und werden besonders gut mit Erinnerungen verknüpft. Trotzdem wird der Geruchssinn im Gegensatz zum Hören und Sehen bislang nur wenig bei Maßnahmen zur Markenbindung berücksichtigt. Genau deshalb kann es zu großen Erfolgen führen, wenn Düfte bewusst auf einem Event eingesetzt werden. Es ist dabei jedoch wichtig, dass die nicht zu aufdringlich geschieht und die Gäste sich nicht durch den Geruch gestört fühlen. Statt einer großflächigen „Duftoffensive“ ist es daher besser, dezente Düfte gezielt an ausgewählten Stellen einzusetzen. Hierbei kann es sich beispielsweise um den Empfang, Informationstafeln oder auch die Chill-Out-Lounge handeln.
Gäste fühlen sich stärker als Teil eines Events, wenn sie persönlich begrüßt werden. Bei kleineren Veranstaltungen können tatsächlich für jeden Gast persönliche Nachrichten erstellt werden, die klar erkennen lassen, dass der Gastgeber sich Gedanken über die Bedürfnisse dieses Menschen gemacht hat.
Bei größeren Veranstaltungen bietet es sich an, automatisierte Nachrichten zu erstellen. Dank der Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) ist dabei mittlerweile dennoch eine gewisse persönliche Note in jeder einzelnen Begrüßungsnachricht möglich. Eine andere Möglichkeit sind automatisierte Systeme, welche die Gäste beispielsweise beim Check-in mit ihrem Namen begrüßen.
Die persönliche Nachricht kann auf unterschiedliche Weise übermittelt werden:
- bereits auf der Einladung
- in ein Platzkärtchen am Tisch integriert
- als persönliche Nachricht per Messenger oder Mail kurz vor dem Veranstaltungsstart
- durch die Eingabe eines persönlichen Zugangscodes an einer der interaktiven Stationen
Es ist möglich, für die Veranstaltung im Vorfeld eine eigene App zu erstellen. Über diese App können die Besucher dann viele interessante Informationen erhalten und ihre Teilnahme so gestalten, wie es für sie am besten passt.
Die Gäste können über die App das Programm einsehen und sich die Highlights markieren, die sie auf keinen Fall verpassen wollen. Dank Echtzeit-Updates werden alle Teilnehmer direkt über kurzfristige Änderungen informiert und können wichtige Informationen jederzeit abrufen. Veranstalter können zudem Umfragen erstellen und so ermitteln, an welchen Programmpunkten besonders großes Interesse besteht und was sich die Gäste wünschen. So ist es möglich, individuell auf Wünsche einzugehen.
Auch eine digitale Schatzsuche ist möglich und kommt in den meisten Fällen sehr gut an. Die Teilnehmer müssen dabei QR-Codes an verschiedenen Stationen scannen, Aufgaben lösen und Punkte sammeln. So kommt es zu mehr Kommunikation und es entsteht gleichzeitig ein spannender Wettbewerb.
