Ein Barcamp, auch Themencamp oder Unkonferenz genannt, ist eine offene Veranstaltungsform, bei der die Teilnehmer selbst vor Ort die Agenda und Inhalte definieren und gestalten. Die Methode des Barcamps besteht also aus verschiedenen Workshops einzelner Teilnehmer. Wobei Workshops in Form von Diskussionsgruppen, klassischen Frontal-Vorträgen oder Arbeitsgruppen mit einem definierten Ziel stattfinden können. Manche bezeichnen Barcamps auch als modernes Business Event, die Weiterentwicklung der Konferenz oder eben als genau das Gegenteil und somit als eine Unkonferenz. Statt der klassischen Planung von verschiedenen Vorträgen externer Experten im Vorfeld, entsteht der komplette Inhalt erst mit dem Start und durch die Teilnehmer.
“Miteinander und voneinander lernen”
Das Ziel eines Barcamps ist ganz klar der Austausch von Wissen. Oft gibt es ein übergeordnetes Thema, zu diesem das Wissen verschiedener Teilnehmer weitergetragen, diskutiert oder gemeinsam ergänzt wird. Zum Beispiel kann das Thema “Digitalisierung der Event Branche” lauten. Vor Ort entstehen Workshops und Einzelveranstaltungen zu Themen wie “Instant Booking” oder “Location Vermarktung in den sozialen Medien” von einzelnen Teilnehmern. Viele Firmen nutzen diese Methode auch dazu, das einzelne Wissen der eigenen Mitarbeiter oder Kunden in ihren Entwicklungsprozess mit einzubinden. Somit entsteht nicht nur ein Wissensaustausch, sondern es wird auch gemeinsam neues Wissen generiert. Auch kann das Ziel dieser Methode sein, verschiedene Perspektiven zu einem Thema zu bekommen oder zu erarbeiten, und dadurch Entscheidungen abzuleiten. So erhalten mehrere Teilnehmer die Möglichkeit, ihren Standpunkt und ihre Meinung konstruktiv darzustellen. Es entsteht also ein Rundumblick mit verschiedenen Ansichten und Facetten.
Die offene Gestaltung allein ist bereits ein großer Vorteil. Statt sich langweilige oder eintönige, frontale Vorträge anzuhören, sind die Teilnehmer selbst aktiv, machen mit und können den Inhalt nach ihren Wünschen direkt beeinflussen. Galt ein Barcamp vor wenigen Jahren noch als innovativ, ist dieses Veranstaltungsformat heute schon fester Bestandteil der Event-Landschaft. Das Tolle an Barcamps ist zudem, dass wirklich jeder profitiert. Denn auch der Vortragende oder Workshop-Leiter bekommt Feedback, mögliche Ergänzungen und lernt durch Fragen der Teilnehmer. Sehr oft wird ein Barcamp parallel auch als Netzwerk oder Networking Veranstaltung genutzt, bei dem neue Kontakte und Verbindungen entstehen.
Im Vorfeld gibt es meistens ein definiertes Thema für das Barcamp. Wobei es inzwischen auch themenoffene Barcamps gibt, ganz ohne Einschränkungen. Dann beginnt das Warm Up in Form einer Moderation. Diese ist meist ebenso offen gestaltet und unvorbereitet bzw. nicht vorformuliert, wie das Barcamp selbst. Ziel der Moderation ist es, die Teilnehmer in eine positive Mitmach-Stimmung zu bringen und die Agenda zu koordinieren. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann es auch eine Vorstellungsrunde geben, in der jeder kurz drei persönliche Eigenschaften oder berufliche Stationen nennt statt langer Selbstbeschreibungen.
Anschließend schreiben alle Besucher, die einen Vortrag oder Workshop anbieten möchten, das Thema dieser Session auf eine Karteikarte. Oder es werden die Themen dem Moderator zugerufen, der diese dann digital auf die Wand für alle projiziert. Je nachdem wie viele Sessions so zusammenkommen und wie groß der Zeitrahmen des Barcamps ist, werden die Sessions zeitlich und räumlich eingeteilt. Gibt es zu viele Anbieter eigener Sessions und reicht der zeitliche Rahmen nicht aus, wird ganz einfach per Handzeichen abgestimmt, wie groß die jeweilige Nachfrage ist. Das Ganze erfolgt möglichst einfach und unkompliziert.
Herauskommt die Abfolge der Workshops, auch Sessionplan genannt. Diese wird über den Zeitraum der Veranstaltung präsent und per Beamer an eine Wand geworfen oder an einer Stellwand für alle sichtbar ausgehängt. Vergleichbar mit einem Stundenplan.
Und dann geht es direkt los und die ersten Sessions starten in den verschiedenen Räumlichkeiten. Jeder Teilnehmer entscheidet selbst, an welchen Sessions er wie lange teilnimmt. Es ist also durchaus erlaubt, während eines Workshops zu wechseln oder diesen zu verlassen. Eine vorherige Anmeldung oder das Eintragen in Teilnehmerlisten gibt es nicht. Ist eine Session voll, dann ist sie voll und Interessierte suchen sich eine andere aus. Ist der Andrang zu einem Thema besonders groß, kann man diese Session auch kurzfristig zu einer anderen Zeit innerhalb des Barcamps wiederholen.
Zum Ende eines Barcamps gibt es eine sogenannte Abschlussrunde mit allen Teilnehmern. Der Moderator fasst die Stimmung oft noch mal zusammen und stellt sich dem Feedback aller Besucher. Wie ist die Resonanz? Wie kam das Barcamp an? Welche Kritik gibt es? Welche Ideen zur Organisation sind entstanden? Was könnte man das nächste Mal besser machen? Denn auch das Barcamp selbst sollte sich mit Hilfe aller immer weiterentwickeln.
Natürlich bilden Location und Veranstaltungszeiten den Rahmen. Es gibt eintägige aber auch mehrtägige Barcamps. Oft wird ein ganzes Wochenende genutzt. Je nachdem wie viele Teilnehmer es gibt und wie umfangreich das ausgewählte Thema ist. Eine einzelne Session dauert normalerweise 30 Minuten. Dies ist ein guter Zeitrahmen für einen Austausch, ohne dass die Konzentration nachlässt. Natürlich kann man die Länge der Sessions auch variieren, doch es ist wichtig, dass alle Sessions gleich lang sind.
Da meist verschiedene Sessions parallel stattfinden, ist ein gemeinsamer Start- und End-Zeitpunkt wichtig. Die Pausen sollten für alle Teilnehmer des Barcamps gleich sein, um den Netzwerkgedanken zu fördern. Auch die Frühstücks- und Mittagspausen sollten für alle gleich stattfinden, denn hier wird sich von ganz allein weiter ausgetauscht.
Überziehen einer Session ist ausdrücklich nicht gewünscht. Sind noch offene Fragen oder stehen noch nicht besprochene Gedanken im Raum, werden diese auf einen anderen Zeitpunkt verlegt oder online verlagert.
Respektvoller Umgang ist Voraussetzung. Gerade durch die offene Art dieser Methode sollten alle Teilnehmer Rücksicht aufeinander nehmen, z. B. beim Verlassen oder Betreten einer laufenden Session.
Sie möchten selbst ein Barcamp organisieren? Dann gibt es ein paar Dinge zu beachten:
- Suchen Sie sich eine Location mit ausreichend Platz. Sie benötigen einen Raum (was auch ein Foyer o.ä. sein kann) für die Begrüßung und das Ende, in den alle Teilnehmer passen. Je nachdem wie viele Sessions Sie erwarten und wie viele parallel stattfinden sollen, benötigen Sie verschiedene, zusätzliche Räume. Dies können auch Ecken oder Plätze sein, die nicht direkt räumlich eingegrenzt sind. Achten Sie jedoch darauf, dass überall ungestört gesprochen und diskutiert werden kann, ohne dass man sich gegenseitig in den verschiedenen Workshops stört. Sie benötigen außerdem einen Raum für die gemeinsame Pause, eventuell mit Platz für ein Catering oder Buffet.
- Sorgen Sie im Vorfeld für genügend Arbeitsmaterial. Zettel, Stifte, Karteikarten, Post-its usw. Eventuell sind auch ein Beamer oder Flipcharts notwendig. Meist bringen die Teilnehmer ihren eigenen Laptop mit und wollen Inhalte als Session-Geber mit anderen teilen. Das Allerwichtigste dabei ist ausreichend WLAN für alle.
- Entwerfen Sie anhand der Größe der Location und dem Zeitrahmen im Vorfeld einen leeren Sessionplan. So wissen Sie zum Start genau, wie viel Kapazität Sie zur Verfügung haben und können die angebotenen Sessions gleich einteilen.
- Die Verpflegung ist ebenfalls ein wichtiger Punkt und sollte organisiert sein. Entweder beauftragen Sie ein Catering, oder die Location selbst hat eine Mensa oder Cafeteria. Sind Bäcker und Restaurants in der direkten Umgebung, können Sie bei der Begrüßung am Anfang auch auf diese hinweisen, sodass sich jeder Teilnehmer selbst verpflegen kann. Ein Hinweis in der Ankündigung der Veranstaltung ist hierbei sicher ein großer Pluspunkt und so kann sich jeder auf die Situation vor Ort einstellen. Vergessen Sie zusätzlich keinesfalls für genügend Getränke zu sorgen, denn ein kreativer Austausch der Teilnehmer macht durstig.
- Bestimmen Sie das Thema für die Bewerbung und Ankündigung des Barcamps oder lassen Sie dieses bewusst offen. Dann sollten Sie dies genauso kommunizieren. Überlegen Sie sich dazu auch für sich, welches Ziel Sie mit diesem Barcamp verfolgen. Je nachdem ergeben sich auch andere organisatorische Dinge.
- Bestimmen Sie einen Moderator für den Start und das Ende der Veranstaltung und briefen Sie diesen, was seine Rolle und Inhalte genau sind.
- Welches Thema hat Ihr Barcamp?
- Welches Ziel verfolgen Sie mit der Veranstaltung?
- Ist die Methode eines Barcamps überhaupt passend zu Ihrem Ziel?
- Wie bewerben Sie Ihr eigenes Barcamp?
- Einladung mit Zusagen-Dokumentation für die Planung
- Wie wird das Barcamp finanziert? Gibt es Sponsoren?
- Suche nach passenden Räumlichkeiten
- Erstellung eines Raumplans inklusive Sessionplan
- Gibt es ausreichend schnelles und sicheres WLAN vor Ort?
- Technik vor Ort
- Arbeitsmaterial
- Verpflegung
- ggf. Namensschilder für die Organisatoren
- Personal für den Empfang und die Unterstützung zur Durchführung
- Wer moderiert das Barcamp?
- Benötigen Sie einen Fotografen zur Dokumentation?
- Internetseite oder Kontakt zum Hochladen oder Versenden der Präsentationen oder Ergebnisse der einzelnen Sessions
Die Location für ein Barcamp ist nicht immer ganz einfach zu finden. Sie benötigen schließlich nicht immer nur einen großen Raum, sondern auch ab und zu viele verschiedene. Schauen Sie sich also in Ihrer Region nach Eventlocations um, die mehrere Räume nebeneinander haben. Denn lange Wege zwischen den einzelnen Vorträgen sind nicht produktiv.
Haben Sie schon Mal an ein Kino gedacht? Hier gibt es meist mehrere kleine Säle, die sogar bereits bestuhlt und auch mit entsprechender Ton- und Lichttechnik ausgestattet sind. Im Foyer können Ihre Teilnehmer die Pausen zwischen den einzelnen „Camps“ verbringen, sich treffen und austauschen. Die Eröffnung Ihrer Veranstaltung könnte in einem großen Saal stattfinden. So müssen Sie sich nicht mehr um die Logistik kümmern.
Auf eventano finden Sie Locations für jeden Anlass. Nutzen Sie am besten die Expertensuche und finden Sie passende Locations in Ihrer Stadt und Region mit der Anzahl an Räumen, die Sie für Ihr Barcamp benötigen. Haben Sie eine oder mehrere passende Locations gefunden, können Sie diese auch gleich kostenlos anfragen.
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